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Fortschrittsanzeige

Unterlagenreiter in onOffice sorgt für die maximale Übersicht

In der Welt der Immobilienvermarktung ist die richtige Organisation und Verwaltung von Unterlagen von entscheidender Bedeutung. Der Prozess kann oft kompliziert und unübersichtlich sein, insbesondere wenn es darum geht, sicherzustellen, dass alle benötigten Dokumente vorhanden sind. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe eines Unterlagenreiters und einer intelligenten Fortschrittsanzeige den Überblick in onOffice behalten und den Vermarktungsprozess optimieren können.

Hier finden Sie ein Beispiel für eine Checkliste im Unterlagenreiter

Unterlagenreiter: Der Trick zur Überprüfung der Unterlagen

In einem Video auf unserem YouTube-Kanal zeigen wir eine einfache Methode, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Unterlagen für die Vermarktung einer Immobilie vorhanden sind. Wir empfehlen, einen speziellen "Unterlagenreiter" zu erstellen, der alle relevanten Dokumente auflistet. Mithilfe von visuellen Elementen wie Emojis (grüner Haken, Wahnsinn-Symbol) kann sofort erkannt werden, ob Dokumente vorhanden sind, ausstehen oder nicht benötigt werden.

Verschiedene Varianten des Unterlagenreiters in onOffice

Es gibt verschiedene Varianten, wo Sie den Unterlagenreiter in Ihrer onOffice Software hinterlegen können.  Die erste Möglichkeit ist die Erstellung eines separaten Reiters mit breiten Details zu den Unterlagen. Alternativ kann der Reiter auch als Unterreiter in einem bestehenden Abschnitt, beispielsweise den technischen Angaben, organisiert werden. Diese Varianten ermöglichen es, die Dokumente leicht zugänglich zu machen und den Prozess der Überprüfung zu erleichtern. Für beide Möglichkeiten benötigen Sie den Zugang zur Administration. 

Intelligente Fortschrittsanzeige in onOffice einfach erstellen

Die eigentliche Innovation liegt jedoch in der Erstellung einer intelligenten Fortschrittsanzeige. Es wird Schritt für Schritt erklärt, wie diese Anzeige in der Infoleiste eingebettet werden kann. Dabei wird ein dezimales Feld verwendet, um den Fortschritt in Prozent darzustellen. Anhand von Formeln, ähnlich wie in Excel, wird automatisch berechnet, wie viele Dokumente bereits vorliegen. Diese Fortschrittsanzeige ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick zu sehen, wie weit der Vermarktungsprozess fortgeschritten ist.

Erlebe die Fortschrittsanzeige in der Immobilienübersicht

Intelligente Fortschrittsanzeige einfach erstellen

Die eigentliche Innovation liegt jedoch in der Erstellung einer intelligenten Fortschrittsanzeige. Es wird Schritt für Schritt erklärt, wie diese Anzeige in der Infoleiste eingebettet werden kann. Dabei wird ein dezimales Feld verwendet, um den Fortschritt in Prozent darzustellen. Anhand von Formeln, ähnlich wie in Excel, wird automatisch berechnet, wie viele Dokumente bereits vorliegen. Diese Fortschrittsanzeige ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick zu sehen, wie weit der Vermarktungsprozess fortgeschritten ist.

Formel-Beispiel für die Fortschrittsanzeige

In unserem Beispiel haben wir insgesamt 24 Felder für unsere Checkliste. Wir rechnen 100/24 = 4.17

(if([FELDNAME1]="";"";"4.17")+if([FELDNAME2]="";"";"4.17")+if([FELDNAME3]="";"";"4.17"))

Video zur Anleitung einer Fortschrittsanzeige in onOffice

In unserem Youtube-Video zeigen wir Ihnen direkt in der onOffice Version, wie genau eine Fortschrittsanzeige in der Praxis aussehen kann. Wichtig ist, dass Sie Administratoren-Rechte Ihrer Version besitzen, wenn Sie im Nachgang Ihre eigene Fortschrittsanzeige bauen. 


Die Immobilienvermarktung kann mit einer Vielzahl von Dokumenten und Informationen überwältigend sein. Dank der vorgestellten Methoden wird dieser Prozess jedoch nicht nur überschaubarer, sondern auch effizienter gestaltet. Die Kombination aus dem Unterlagenreiter und der intelligenten Fortschrittsanzeige ermöglicht es Ihnen, den Überblick zu behalten und den Vermarktungsprozess erfolgreich abzuschließen.

Möchten Sie Ihre Software weiter optimieren? Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung maßgeschneiderter Automatisierungen für Ihr Unternehmen.

Downloadlink

Download-Link in onOffice - Objektdateien einfach verwalten

Der digitale Maklermarkt wächst und verändert sich ständig. In einem Markt, der von Schnelligkeit und Effizienz lebt, ist es entscheidend, dass Informationen auf sichere und benutzerfreundliche Weise geteilt werden. Genau hier setzt onOffice an, indem es eine praktische und innovative Funktion für Makler und ihre Kunden anbietet: den Download-Link. Dieser Link wird genutzt, um eine Vielzahl an Objektdateien zu verwalten.

Die Herausforderung mit vielen Objektdateien

Mit der steigenden Anzahl von Dokumenten und Dateien, die zwischen Käufern, Verkäufern und Banken ausgetauscht werden, kann die Verwaltung von Datenmengen eine Herausforderung sein. In vielen Fällen müssen umfangreiche Anlagen mit bis zu 25 Megabit über E-Mail geteilt werden. Wie kann diese Menge an Informationen effizient gehandhabt werden?

Die Lösung: Der Download-Link in den E-Mails

Die Antwort liegt in einer einzigartigen Funktion von onOffice: dem Download-Link. Dieses Makro, der in jede E-Mail-Vorlage eingefügt werden kann, verwandelt alle Anhänge in einen Download-Bereich. Statt die Dateien direkt mitzuschicken, werden sie zum Download zur Verfügung gestellt.

Eigenschaften zum Download-Link

  • Gültigkeit: Der Link ist 14 Tage lang gültig
  • Tracking: Der Download wird überprüft, sodass Makler nachvollziehen können, wann und welche Unterlagen heruntergeladen wurden
  • Integration: Der Link kann in jeder E-Mail und für alle Arten von Anhängen verwendet werden
  • Automatisierung und Anpassung

Videoleitfaden: Optimaler Umgang vieler Objektdateien und Unterlagen 

Es ist von großer Bedeutung, dass alle Dateien rund um die Immobilie korrekt übermittelt werden - am besten über den Download-Link von onOffice. Eine besonders wertvolle Ergänzung ist dabei ein Bestätigungsnachweis. Wie genau dieser Vorgang mithilfe von onOffice bewerkstelligt werden kann, erläutere ich in diesem Video.

Neben der grundlegenden Funktion des Download-Links bietet onOffice auch Möglichkeiten zur Automatisierung und Personalisierung. Mit dem Prozessmanager können automatische Versände, beispielsweise von Finanzierungsunterlagen nach einem Besichtigungstermin, eingerichtet werden.

Die Vorlagenverwaltung ermöglicht es zudem, Anhänge in E-Mail-Vorlagen zu definieren, z.B. bestimmte PDF-Formulare oder Makleraufträge, die immer verschickt werden sollen. Durch die Verknüpfung von Dokumentenmerkmalen mit E-Mail-Vorlagen kann das System automatisch prüfen, ob die benötigten Dateien in der jeweiligen Immobilie hinterlegt sind.

Makro zum Download-Link

Damit in der E-Mail der Download-Link funktioniert, muss folgendes Makro verwendet werden: 

_downloadLink()

Achtung: Das Makro "_PDFLink" funktioniert noch, wird aber nicht mehr von onOffice gepflegt.
Alle Schreibweisen der Makros finden Sie in der Makroliste

Fazit zu den Objektdateien in onOffice

Der Download-Link in onOffice revolutioniert die Art und Weise, wie Makler mit ihren Kunden und Partnern kommunizieren. Durch die einfache Handhabung, Flexibilität und Automatisierungsfähigkeit bietet er eine wertvolle Lösung, um die wachsende Komplexität im digitalen Maklergeschäft zu bewältigen. Die Software onOffice beweist erneut, dass es an der Spitze der Innovation steht und Werkzeuge anbietet, die den Anforderungen des modernen Immobilienmarktes gerecht werden.