Vertragsmanagement in onOffice:
Ein praktischer Leitfaden
Vertragsmanagement spielt eine zentrale Rolle in vielen Unternehmen. Es sorgt für Übersicht, Ordnung und Effizienz in der Handhabung von Verträgen. Mit dem Aufkommen moderner Softwarelösungen ist das Verträge managen nun auch in onOffice möglich. Dieser Artikel bietet eine detaillierte Anleitung zum Einrichten und Verwalten von Vertragsinformationen in onOffice.
Einführung in die perfekte Lösung für Ihre Verträge
Das Verträge managen in onOffice beginnt mit dem Anlegen einer eigenen Kategorie namens "Vertragsmanagement." In dieser Kategorie werden alle relevanten Vertragsinformationen hinterlegt, einschließlich:
- Vertragsdokument
- Laufzeit in Monaten
- Mindestlaufzeit
- Letzter Kündigungstermin
- Bemerkungen
Diese Daten werden nur dort hinterlegt, wo Verträge vorhanden sind
Einführung in die perfekte Lösung
Das Vertragsmanagement in onOffice beginnt mit dem Anlegen einer eigenen Kategorie namens "Vertragsmanagement." In dieser Kategorie werden alle relevanten Vertragsinformationen hinterlegt, einschließlich:
- Vertragsdokument
- Laufzeit in Monaten
- Mindestlaufzeit
- Letzter Kündigungstermin
- Bemerkungen
Diese Daten werden nur dort hinterlegt, wo Verträge vorhanden sind
Optimales Vertragsmanagement: Kategorie und Felder anlegen
Die Kategorie und die Felder werden im Administrationsbereich von onOffice unter "Extras > Einstellungen > Administration" angelegt. Nach der Auswahl des Karteireiters "Grunddaten" kann die Kategorie "Vertragsmanagement" erstellt oder bearbeitet werden.
Die Eingabefelder sind dann im Reiter "Eingabefelder" festzulegen, wobei sieben Felder angelegt werden müssen. Dies umfasst Textfelder und Auswahlfelder wie "Ja" oder "Nein", um festzustellen, ob ein Vertrag bereits gekündigt wurde.
Video rund um das Vertragsmanagement in onOffice
Filterung und Sichtbarkeit Ihrer Verträge
Die Sichtbarkeit des Vertragsmanagements kann in onOffice nach Kontaktart oder Gruppen gefiltert werden. Dies ermöglicht eine differenzierte Ansicht je nach Dienstleister, Geschäftspartner oder Vertragspartner.
Zusätzlich kann die Sichtbarkeit auf Führungsebene beschränkt werden, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nicht für jeden zugänglich sind.
Dashbaord-Ansicht und Prozesse
In einem speziellen Dashboard "Vertragsmanagement" können verschiedene Ansichten konfiguriert werden, um die wichtigsten Vertragsdetails auf einen Blick sichtbar zu machen. Darüber hinaus kann ein Prozessmanager eingerichtet werden, um automatisierte Abläufe zu starten, z.B. eine Prüfung vier Wochen vor dem letzten Kündigungstermin. Diese beiden Punkte haben wir in unserem Video "Verträge managen und immer im Blick haben!" genauer erklärt und gezeigt.
Fazit: Effizientes Vertragsmanagement durch die Integration in Office
Die Integration von Vertragsmanagement in Office bietet eine praktische und anpassungsfähige Lösung für Unternehmen, die ihre Verträge effizient verwalten möchten. Durch das Anlegen von Kategorien, Feldern und automatisierten Prozessen wird eine klare Struktur geschaffen, die die Handhabung von Verträgen erleichtert und optimiert.