onOffice Prozesse erstellen: Der ultimative Leitfaden für
Immobilienmakler
Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgens ins Büro – und ein Dutzend Dinge haben sich bereits von selbst erledigt. Erinnerungsmails an Käufer und Verkäufer sind raus. Aufgaben für Ihre Mitarbeiter wurden automatisch erstellt. Interessenten, die gestern Nacht ein Exposé heruntergeladen haben, wurden bereits informiert. Und das alles, ohne dass Sie oder Ihr Team auch nur einen Finger gerührt haben. Kein Wunschdenken. Das ist onOffice Prozessmanagement – richtig eingesetzt.
Wir arbeiten seit über 15 Jahren mit Immobilienmaklern zusammen und sehen in unseren CheckUps immer wieder dasselbe Bild: onOffice ist im Büro vorhanden, wird für Adressen und Objekte genutzt – aber der Prozessmanager? Der schlummert oft wenig oder ungenutzt im Hintergrund. Dabei ist er eines der mächtigsten Werkzeuge, die onOffice zu bieten hat.
Dieser Artikel ist Ihr Einstieg. Ich zeige Ihnen, was onOffice Prozesse leisten können, welche Prozessschritte Sie kennen müssen und welche konkreten Prozesse in der Praxis den größten Unterschied machen.
Die onOffice Software hat sich als eine der führenden onlinebasierten Lösungen in der Immobilienbranche etabliert. Und da die Software in den letzten Jahren an Funktionen dazu gewonnen hat, werden wir einen umfassenden Überblick über die onOffice Software geben, ihre vielseitigen Funktionen erkunden und die Vorteile für Immobilienprofis und -unternehmen beleuchten. Egal, ob Sie ein Immobilienmakler, Gutachter oder Sachverständiger sind, hier erfahren Sie alles, was Sie über die Nutzung dieser leistungsstarken Software wissen müssen.
1.Was sind onOffice Prozesse überhaupt?
onOffice Prozesse sind automatisierte Abläufe, die Sie einmalig im onOffice Prozessmanager einrichten – und die danach selbstständig laufen. Sie definieren: Was soll passieren? Wann soll es passieren? Und unter welchen Bedingungen?
Das Ergebnis: Wiederkehrende Aufgaben, Kommunikation und Erinnerungen laufen automatisch ab – ohne manuelle Eingriffe, ohne dass etwas vergessen wird.
Der onOffice Prozessmanager ist dabei das zentrale Werkzeug. Hier werden alle Prozesse erstellt, verwaltet und gesteuert. Er ist komplex – aber genau deshalb auch so leistungsfähig.
Warum Prozessmanagement für Makler kein „Nice-to-have" ist
Oft wird und erzählt, wie er früher jeden Montag eine Stunde damit verbracht hat, Erinnerungsmails manuell zu versenden. Nachfass nach Exposéversand, Erinnerung vor dem Notartermin, Geburtstagsmails an VIP-Kontakte. Alles per Hand. Alles fehleranfällig. Und manchmal schlicht vergessen. Das ist kein Einzelfall.
In einem Maklerbüro gibt es Dutzende von Momenten, an denen eine rechtzeitige Reaktion den Unterschied macht. Der Interessent, der das Exposé heruntergeladen hat und auf einen Anruf wartet. Der Eigentümer, dessen Maklerauftrag in zwei Wochen ausläuft. Der Käufer, der morgen zum Notartermin muss und noch keine Erinnerung bekommen hat. Wer das alles manuell steuert, verliert. Nicht sofort – aber langfristig. onOffice Prozesse sind die Antwort darauf. Einmal eingerichtet, laufen sie zuverlässig. Immer. Auch wenn man im Urlaub ist.
Abbildung: Vortrag Santino Giese zu Prozessen in onOffice
2. Die wichtigsten Prozessschritte im onOffice Prozessmanager
Der onOffice Prozessmanager bietet über 20 verschiedene Prozessschritte. Das klingt zunächst überwältigend – ist es aber nicht, wenn man weiß, welche die entscheidenden sind. Hier sind die fünf wichtigsten:
a. Autostart – der Kern jeder Automatisierung
Der Autostart ist der wichtigste Prozessschritt überhaupt. Er sorgt dafür, dass Prozesse vollautomatisch starten – ohne manuellen Eingriff. Dabei stehen mehrere Startparameter zur Verfügung - hier eine kurze Zusammenfassung
- Datum: Ein Prozess startet basierend auf einem Datumsfeld in der Objekt- oder Adressansicht – zum Beispiel dem Notartermin oder dem Vertragsende.
- Objektstatus: Wechselt ein Objekt von „inaktiv" auf „aktiv", kann automatisch ein Prozess starten.
- Feldwerte: Nahezu jedes Feld in onOffice kann als Trigger genutzt werden – zum Beispiel eine bestimmte Kontaktart bei einer Adresse.
- Aktionsart: Bestimmte Ereignisse wie ein E-Mail-Eingang, ein E-Mail-Ausgang oder ein Dokumentendownload können einen Prozess auslösen.
- Termin: Vor oder nach einem bestimmten Termin – zum Beispiel vor einem Notartermin – startet automatisch ein Prozess.
Zusätzlich lassen sich Startfilter setzen, um den Autostart noch gezielter zu steuern. Der Autostart ist das Fundament jeder sinnvollen Automatisierung in onOffice.
Tipp: in unserem Freebie Onlinekurse Masterclass Prozessmanager onOffice stellen wir die wichtigsten Prozessschritte in mehreren kostenlosen Videos vor
b. Aufgabe – Verantwortung klar zuweisen
Nicht alles lässt sich vollautomatisch erledigen. Manchmal braucht es einen Menschen. Genau dafür gibt es den Prozessschritt „Aufgabe".
Aus einem laufenden Prozess heraus wird automatisch eine Aufgabe erstellt und dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Beispiel: Nach dem Notartermin soll die Rechnung geschrieben werden. Der Prozess erstellt die Aufgabe – der Mitarbeiter erledigt sie. Kein Vergessen, keine Doppelarbeit.
c. E-Mail – automatisch und trotzdem persönlich
E-Mails können im onOffice Prozessmanager sowohl manuell als auch vollautomatisch versendet werden. Kombiniert mit dem Autostart entsteht echter Mehrwert.
Klassisches Beispiel: 24 Stunden vor dem Notartermin geht automatisch eine Erinnerungsmail an Käufer und Verkäufer raus. Inhalt: Termin morgen, bitte Personalausweis mitbringen. Klingt simpel – macht aber einen professionellen Eindruck und entlastet das Team.
Im E-Mail-Prozessschritt lassen sich festlegen:
- Absender (fester Mitarbeiter oder dynamisch)
- Empfänger (z. B. Eigentümer, Käufer, Interessent)
- E-Mail-Vorlage
- Zeitpunkt des Versands (feste Uhrzeit oder relativ zu einem Ereignis)
- Anhänge wie Exposés oder Dokumente nach Merkmalen
- CC und BCC
d. SMS – kurz, direkt, wirkungsvoll
SMS wird im Maklerbüro unterschätzt. Dabei ist die Öffnungsrate von SMS deutlich höher als bei E-Mails. Gerade für zeitkritische Erinnerungen – zum Beispiel eine Stunde vor einem Besichtigungstermin – ist SMS das ideale Medium.
Auch SMS können im onOffice Prozessmanager vollautomatisch oder manuell versendet werden, mit frei wählbarer Uhrzeit und Makros für personalisierte Inhalte (Name, Adresse, Termindetails). Zu beachten: Pro 160 Zeichen entstehen Kosten von wenigen Cent – kalkulierbar und für wichtige Momente absolut sinnvoll.
Wer jetzt denkt, was ist eigentlich mit WhatsApp? WhatsApp ist im Standard nicht am Prozessmanager angeschlossen. Aber es gibt auch Lösungen für onOffice WhatsApp Anbindungen.
e. Entscheidung – wenn Prozesse denken müssen
Der Prozessschritt „Entscheidung" macht onOffice Prozesse wirklich intelligent. Hier verzweigt sich ein Prozess in zwei Richtungen – links oder rechts – je nach Bedingung.
Es gibt zwei Varianten:
- Manuelle Entscheidung: Ein Mitarbeiter klickt „Ja" oder „Nein". Beispiel: Hat der Notartermin stattgefunden? Je nach Antwort läuft der Prozess unterschiedlich weiter.
- Automatische Entscheidung: Das System entscheidet anhand von Filtern selbstständig. Beispiel: Ist eine E-Mail-Adresse vorhanden? Wenn ja → E-Mail versenden. Wenn nein → Brief erstellen. Oder: Hat die Immobilie eine Provision? Dann läuft der Prozess anders als ohne Provision.
Entscheidungen ermöglichen es, komplexe Abläufe abzubilden, die auf individuelle Situationen reagieren – ohne manuellen Aufwand.
Youtube Video - die wichtigsten Prozessschritte in unter 10 Minuten
Kostenloser Onlinekurs Prozessmanger Masterclass
Wer den onOffice Prozessmanager wirklich beherrschen will, braucht mehr als einen Artikel. Im kostenlosen Masterclass-Portal erkläre ich in über 20 Erklärvideos die Grundlagen des Prozessmanagers, alle wichtigen Prozessschritte – und zeige die ersten Einstiegsprozesse, die Sie direkt umsetzen können.
Buchtipp: Das automatisierte Maklerbüro
Welche onOffice Prozesse lohnen sich in der Praxis?
Der Prozessmanager ist das Werkzeug. Aber was baut man damit? Hier ein kleiner Überblick (in einem mittelständischen Maklerbüro installieren wir im Durchschnitt 150 Prozesse) der Prozesse, die in der Praxis den größten Unterschied machen.
Einkaufsprozesse und Einkaufsfunnel
Kein Eigentümer darf in der Akquise vergessen werden. Mit einem strukturierten Einkaufsprozess in onOffice behalten Sie den Überblick über jeden Akquisestand – je Mitarbeiter, je Standort, je Leadquelle. Jede wichtige Leadquelle bekommt idealerweise einen eigenen Prozess, um unterschiedliche Bearbeitungsschritte und eine saubere Auswertbarkeit zu gewährleisten.
Akquisemails nach Absage
Ein „Nein" ist selten ein endgültiges Nein. Wer nach einer Absage automatisiert in Kontakt bleibt – mit relevanten Themen rund um die Immobilienvermarktung – bleibt im Gedächtnis. Eine Reihe von Akquisemails, kombiniert mit einer Aufgabe für einen persönlichen Anruf nach einigen Wochen, ist eine der effektivsten Maßnahmen im Einkauf.
Nachfass nach Exposéversand
Vier Tage nach dem Exposéversand – und noch kein Feedback vom Interessenten? Ein automatischer Nachfass per E-Mail, der direkt eine Antwortmöglichkeit enthält, erhöht die Rücklaufquote erheblich. Und das ohne einen einzigen manuellen Schritt.
Vorbereitung und Erinnerung Notartermin
Vor einem Notartermin werden automatisch alle relevanten Personen informiert – Käufer, Verkäufer, Führungskraft. Der Prozess startet via Autostart einige Stunden oder Tage vor dem Termin und erstellt Aufgaben oder versendet Erinnerungsmails.
Bewertungsmanagement
Bewertungen sind heute ein entscheidender Vertrauensfaktor. Wer nach dem Abschluss automatisch um eine Bewertung bittet – per E-Mail oder SMS – erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Rückmeldung deutlich. Und das ohne Überwindung und ohne Vergessen.
DSGVO-Prozesse
Wenn ein neuer Datensatz ohne Speichergrund angelegt wird, erstellt ein automatischer Prozess sofort eine Aufgabe für den Ersteller. Nach dem Notartermin verlängert sich die Speicherfrist automatisch. Datenschutz wird so zur Routine – nicht zur Bürde.
Geburtstag und Objektgeburtstag
Ein Geburtstagswunsch zur richtigen Zeit – automatisch versendet – ist eine der einfachsten Maßnahmen, um Kontakte zu pflegen. Gleiches gilt für den Objektgeburtstag: Ein Jahr nach dem Kauf geht automatisch eine persönliche E-Mail raus. Kleiner Aufwand, große Wirkung.
Verkaufsprozesse und Verkaufsfunnel
Von der Objektaufbereitung über die Vermarktung bis zur Kaufzusage und dem After-Sales: Jede Phase des Verkaufsprozesses lässt sich mit onOffice Prozessen strukturieren und automatisieren. Unterlagen werden angefordert, Dienstleister informiert, Reservierungsvereinbarungen versendet – alles im richtigen Moment.
Empfehlungsmarketing
Empfehlungen kommen nicht von alleine – zumindest nicht zuverlässig. Ein Prozess, der aktiv nach Empfehlungen fragt und eingehende Empfehlungen strukturiert bearbeitet, ist eines der effektivsten Marketinginstrumente im Maklerbüro.
Fazit: onOffice Prozesse sind kein Luxus – sie sind Standard
Der onOffice Prozessmanager ist eines der mächtigsten Werkzeuge, die Immobilienmaklern heute zur Verfügung stehen. Wer ihn nicht nutzt, arbeitet mit angezogener Handbremse.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Starten Sie mit einem Prozess. Dem Notartermin-Reminder. Dem Nachfass nach Exposéversand. Dem Geburtstagsprozess. Jeder einzelne Prozess spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Kundenerfahrung. Und dann bauen Sie weiter.
Mit der Fortschrittsanzeige zur effiziente Organisation
Effektive Immobilienvermarktung erfordert eine gezielte Organisation von Unterlagen. In einem neuen Ansatz wird ein "Unterlagenreiter" mit visuellen Elementen wie Emojis genutzt, um den Status der Dokumente leicht ablesbar zu machen. Die eigentliche Innovation ist jedoch eine intelligente Fortschrittsanzeige, die den Vermarktungsprozess in Prozent darstellt und automatisch den Fortschritt anhand von vorliegenden Dokumenten berechnet. Diese Methoden erleichtern nicht nur die Verwaltung, sondern auch die effiziente Durchführung der Immobilienvermarktung.
Prozesse erstellen lassen - kostenloses Erstgespräch buchen
Maximieren Sie Ihr Immobilienmakler-Potenzial mit onOffice! Die Software bietet Ihnen endlose Möglichkeiten. Aber sind Sie sicher, dass Sie alle Vorteile nutzen? Lassen Sie uns Ihnen dabei helfen, das Maximum aus Ihrer onOffice-Version zu schöpfen. Wir sind erfahrene Consultants und arbeiten seit über 10 Jahren mit onOffice und können Ihnen die Möglichkeiten der Prozesserstellung aufzeigen.
Die optimale Unterstützung mit den Checkup
Maximieren Sie Ihr Immobilienmakler-Potenzial mit onOffice! Die Software bietet Ihnen endlose Möglichkeiten. Aber sind Sie sicher, dass Sie alle Vorteile nutzen? Lassen Sie uns Ihnen dabei helfen, das Maximum aus Ihrer onOffice-Version zu schöpfen, und zwar mit dem exklusiven onOffice CheckUp. Unsere Experten analysieren sorgfältig Ihre aktuelle Nutzung des Tools und identifizieren ungenutzte Potenziale. Anschließend erhalten Sie von uns maßgeschneiderte Handlungsempfehlungen, die Ihnen helfen werden, Ihre Immobilienvermittlung auf das nächste Level zu heben. Verpassen Sie nicht die Gelegenheit, Ihre Effizienz zu steigern und Ihren Umsatz zu maximieren – mit onOffice CheckUp!
onOffice als Gutachter-Software
Das Gutachter-CRM bietet eine umfassende digitale Unterstützung für Sachverständige und deren Büros. Hier sind einige der Vorteile:
- Effiziente Dokumentenverwaltung: Die onlinebasierte Software ermöglicht einen jederzeitigen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen, unabhängig davon, ob Sie sich im Büro, im Homeoffice oder bei Kunden vor Ort befinden. Dadurch wird die Arbeit flexibler und effizienter.
- Digitales Auftragsbuch: Dank des selbstbefüllenden Auftragsbuchs sparen Sie nicht nur enorm viel Zeit, sondern minimieren auch das Risiko von Fehlern bei der Auftragsverwaltung.
- Übersicht über alle Gutachten: Die Software beseitigt das mühsame Suchen in verschiedenen Programmen, indem sie eine klare und umfassende Übersicht über alle Details rund um die Gutachten bietet.
- Digitales Büro: Automatisierte Abläufe übernehmen Routineaufgaben und tragen dazu bei, den Betriebsablauf schlanker und effizienter zu gestalten.
Mehr Informationen über die Gutachter Software finden Sie auf der Homepage.
Immobilien-Akquise Meistern: 3 Schlüssel zum Erfolg
Entdecken Sie die Schlüssel zur erfolgreichen Akquise in der Immobilienbranche! Unser neuester Blogbeitrag präsentiert 3 essentielle Tipps für Makler, um vom Erstkontakt bis zur Re-Akquise zu brillieren. Wir tauchen ein in die Welt der Akquise-Strategien, beginnend mit der Notwendigkeit klarer CRM-Strukturen. Erfahren Sie, wie ein geordnetes System von Erstkontakt bis Objektaufnahme Ihre Erfolgschancen steigert. Klicken Sie *hier*, um wertvolle Einblicke zu gewinnen und Ihre Akquise zu optimieren.
