KI-Telefonie für Immobilienmakler: Worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten

KI-Telefonie kann im Maklerbüro den Empfang entlasten, Interessenten aufnehmen und Leads nachfassen. Doch die Unterschiede zwischen den Anbietern liegen nicht nur bei den Minutenpreisen. Entscheidend sind unter anderem die Sprachqualität, die Latenz, die CRM- und Kalenderintegration, der Datenschutz sowie die enthaltenen Funktionen und Tarifdetails. Dieser Überblick zeigt, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und vergleicht den KI Telefonagenten, Placetel und Fonio.

zu den Auswahlkriterien

zu dem Vergleich

KI-Telefonie ist mehr als eine freundliche Stimme am Telefon

Die Frage nach dem passenden Anbieter beginnt häufig mit einem konkreten Wunsch: Eine KI soll Anrufe entgegennehmen, wenn die zentrale Rufnummer im Maklerbüro klingelt. Oder sie soll ausgehende Gespräche übernehmen, um beispielsweise Portalanfragen nachzufassen.

Beides sind unterschiedliche Anwendungsfälle. Beim eingehenden Gespräch ruft etwa ein Interessent oder Eigentümer in der Zentrale an. Die KI nimmt das Anliegen auf und leitet den Anruf entsprechend weiter. Beim ausgehenden Gespräch ruft der KI-Telefonassistent aktiv an, beispielsweise um zu fragen, wie einem Interessenten eine Immobilie gefallen hat oder ob einige Wochen später weiterhin Bedarf besteht.

Wer einen Anbieter für KI-Telefonie sucht, sollte deshalb nicht nur auf die Frage schauen, ob ein Gespräch möglichst natürlich klingt. Viel wichtiger ist, ob die Lösung zum eigenen Prozessmanagement passt und sich sinnvoll in bestehende Systeme integrieren lässt.

Die wichtigsten Auswahlkriterien für KI-Telefonie

Sprache und Stimmen

Zu den Basisfunktionen gehört die Auswahl der Sprache und Stimme. Viele Anbieter stellen mehrere Stimmen zur Verfügung. Dabei gibt es Unterschiede, die auf den ersten Blick vielleicht nebensächlich wirken, für die Außenwirkung eines Unternehmens aber relevant sind.

Eine Stimme mit Akzent kann passend sein, eine andere Stimme ohne Akzent vielleicht ebenfalls. Entscheidend ist, welche Stimme das Unternehmen repräsentieren kann und zur Kommunikation mit Kunden und Interessenten passt.

Auch die Sprachenauswahl sollte berücksichtigt werden. Deutsch wird von den betrachteten Anbietern unterstützt. Wenn im laufenden Gespräch weitere Sprachen benötigt werden, lohnt sich ein genauer Blick auf die jeweiligen Möglichkeiten.

Inbound- und Outbound-Telefonie

Inbound-Telefonie bezeichnet eingehende Gespräche. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Interessent oder Eigentümer die zentrale Rufnummer eines Maklerbüros anruft. Die KI nimmt das Anliegen auf und kann den Anruf anschließend weiterleiten.

Outbound-Telefonie steht für ausgehende Gespräche. Hier ruft die KI selbstständig Personen an. Ein möglicher Anwendungsfall ist das Nachfassen einer Portalanfrage. Die KI kann beispielsweise erfragen, wie die Immobilie gefallen hat oder ob zu einem späteren Zeitpunkt weiterhin Interesse besteht.

Bei der Auswahl sollten zwei Fragen getrennt voneinander beantwortet werden:

• Unterstützt der Anbieter Inbound- und Outbound-Telefonie grundsätzlich?

• Ist die gewünschte Funktion im ausgewählten Tarif enthalten?

Gerade der zweite Punkt wird leicht übersehen. Ein Anbieter kann Outbound-Telefonie zwar technisch ermöglichen, sie aber erst ab einem bestimmten Tarif freischalten.

Latenz: Entscheidend für ein natürliches Gespräch

Ein besonders wichtiger Punkt bei KI-Telefonie ist die Latenz. Gemeint ist die Verzögerung zwischen dem gesprochenen Wort und der Antwort der KI.

Bei einer Latenz von drei Sekunden dürfte nach einer Aussage drei Sekunden lang nichts passieren, bevor die KI reagiert. Für ein natürliches Telefongespräch ist das bereits eine sehr lange Pause. Das Gespräch wirkt dann schnell abgehackt oder unnatürlich.

Je länger der Gesprächspartner am Telefon spricht, desto länger kann die Verarbeitung unter Umständen dauern. Trotzdem sollte die grundsätzliche Reaktion des KI-Telefonassistenten möglichst schnell erfolgen. Wer einen Anbieter vergleicht, sollte die Latenz deshalb nicht nur technisch betrachten, sondern die Lösung in realistischen Gesprächssituationen testen.

CRM- und Kalenderintegration

Ein KI-Telefonassistent wird besonders leistungsfähig, wenn er mit den Systemen des Maklerbüros verbunden ist. Die CRM-Integration ist dabei ein zentraler Punkt.

Eine direkte Anbindung oder eine Möglichkeit, die Verbindung selbst herzustellen, schafft die Grundlage für den Austausch von Daten. Nach einem Gespräch kann beispielsweise eine Gesprächsnotiz direkt im CRM-System, wie z. B. onOffice gespeichert werden. Umgekehrt kann ein Anruf auch aus dem CRM-System heraus veranlasst werden. Ein typischer Fall ist, wenn in onOffice Prozesse erstellt werden, die nach einem bestimmten Ereignis einen Anruf auslösen.

Ebenso wichtig kann eine Kalenderintegration sein. Wenn der KI-Assistent Termine vereinbaren soll, benötigt er Zugriff auf den jeweiligen Kalender. So lässt sich die Terminierung direkt in den Telefonprozess einbinden, anstatt Gesprächsdaten später manuell zu übertragen.

Für Immobilienmakler bedeutet das: Die Frage nach der Integration sollte nicht erst nach der Entscheidung für einen Anbieter gestellt werden. Sie gehört bereits in den Auswahlprozess.

Datenschutz und Datenverarbeitung

Bei KI-Telefonie werden Gespräche und möglicherweise weitere Informationen verarbeitet. Deshalb sollte der Datenschutz von Anfang an berücksichtigt werden.

Auf dem Markt gibt es Anbieter aus Deutschland, anderen europäischen Ländern und den USA. Für die Auswahl ist relevant, wo und wie die Daten verarbeitet werden. Dieser Punkt sollte ebenso aufmerksam geprüft werden wie die Funktionen oder die Kosten.

Kosten, Minuten und Tarifgrenzen

Am Ende stellt sich natürlich die Kostenfrage. Entscheidend ist nicht nur der monatliche Preis, sondern das Verhältnis von Kosten und Nutzen. Außerdem sollten die enthaltenen Minuten, die Outbound-Telefonie, parallele Anrufe und mögliche Zusatzkosten geprüft werden.

Ein genauer Blick auf die Tarifdetails verhindert Überraschungen. Minutenpreise oder Minutenpakete können sich deutlich unterscheiden. Auch Funktionen, die zunächst selbstverständlich wirken, sind nicht immer in jedem Tarif enthalten.

Drei Anbieter für KI-Telefonie im Vergleich: KI Telefonagent, Fonio, Placetel

Im Video werden drei Anbieter näher betrachtet, nach denen besonders häufig gefragt wird: der KI Telefonagent, Placetel und Fonio.

KI Telefonagent

Der KI Telefonagent ist ein Marketplace-Anbieter, der in onOffice integriert ist. Die Aktivierung kann direkt im onOffice Marketplace erfolgen.

Der größte Vorteil liegt in der fertigen onOffice-Integration. Die Anbindung wurde bereits vollständig umgesetzt. Dadurch können Immobilienmakler den KI Telefonagenten besonders komfortabel in ihre bestehende onOffice-Umgebung einbinden.

Auch der onOffice-Terminkalender kann genutzt werden. Das ist insbesondere dann praktisch, wenn der onOffice-Kalender bereits die Grundlage für die Terminplanung im Maklerbüro bildet.

Bei der Latenz besteht im Vergleich zu den anderen betrachteten Anbietern noch Verbesserungspotenzial. Die Reaktionszeit ist bereits besser geworden, seit der KI Telefonagent auf dem Markt ist. Im Vergleich zu Placetel und Fonio ist sie jedoch weiterhin länger.

Bei den Kosten werden unter anderem Minutenpakete angeboten. Im betrachteten Beispiel kosten 600 Minuten 189 Euro. Ein weiteres Paket umfasst 1.300 Minuten für 379 Euro.

Zu beachten sind außerdem rollenbezogene Kosten. Für verschiedene Rollen, beispielsweise für einen Exposésachbearbeiter oder die Rezeption beziehungsweise den Empfang, fällt jeweils eine Aktivierungsgebühr von 399 Euro an.

Placetel

Placetel ist ein Telefonanlagenanbieter, den es bereits seit längerer Zeit gibt und der zur Cisco-Familie gehört. Das Portfolio wurde um KI-Telefonie ergänzt.

Im Bereich der Latenz schneidet Placetel im Vergleich gut ab. Auch die parallelen Anrufe sind ein interessanter Punkt. Bereits im ersten Tarif sind unbegrenzt parallele Anrufe möglich.

Das kann relevant sein, wenn viele Interessenten gleichzeitig anrufen. Statt eines Besetztzeichens kann dann der nächste KI-Assistent das Gespräch übernehmen.

Placetel bietet mehrere Tarife. Im betrachteten Beispiel beginnt der Tarif Grow bei 79 Euro und umfasst 57 Minuten. Der Tarif Professional kostet 149 Euro und enthält 1.500 Minuten. Je nach Tarif gibt es weitere Unterschiede bei den enthaltenen Leistungen. Hier geht es zu Placetel.

Fonio

Fonio ist ein vergleichsweise neuer Anbieter aus Österreich. Auch bei Fonio ist die Latenz grundsätzlich gut. Wie bei jedem Anbieter kann die Reaktionszeit je nach Gesprächssituation variieren, insbesondere wenn eine Person sehr lange spricht.

Eine fertige onOffice-Integration ist bei Fonio nicht vorhanden. Das bedeutet jedoch nicht, dass keine Anbindung möglich ist. Fonio unterstützt verschiedene Wege, um eine Integration herzustellen, beispielsweise API-Aufrufe, n8n oder Make.

Bei der Kalenderintegration gibt es mehrere Möglichkeiten. Outlook beziehungsweise Microsoft 365 kann direkt angebunden werden. Zusätzlich gibt es weitere Optionen, darunter einen eigenen konfigurierbaren Kalender. Auch eTermin wird unterstützt.

Beim Tarifvergleich fällt auf, dass die Outbound-Telefonie nicht in jedem Paket enthalten ist. Im betrachteten Beispiel umfasst der Einstiegstarif 1.000 Minuten für 99 Euro. Ein mittlerer Tarif kostet 299 Euro und enthält 3.000 Minuten. Die Outbound-Telefonie ist dabei erst im mittleren Tarif enthalten. Weitere Minutenpakete können bei Bedarf hinzugebucht werden.

Bei der Anzahl paralleler Anrufe gibt es ebenfalls Unterschiede. Im kleinen Paket ist eine Telefonnummer enthalten, parallele Anrufe sind dort nicht vorgesehen. Im mittleren Paket sind drei gleichzeitige Anrufe möglich. Hier geht es zu fonio.

Die Unterschiede liegen oft im Detail

Ein direkter Preisvergleich reicht bei KI-Telefonie nicht aus. Neben den monatlichen Kosten können weitere Ausgaben entstehen. Bei Anbietern mit Schnittstellen können beispielsweise Kosten für das System anfallen, über das die Anbindung hergestellt wird.

Beim KI Telefonagenten im Marketplace entfällt dieser zusätzliche Aufwand für die fertige onOffice-Integration. Dafür können bei der Aktivierung unterschiedlicher Rollen jeweils eigene Kosten entstehen.

Bei Placetel und Fonio ist die Anzahl der Agenten nach dem betrachteten Vergleich nicht beschränkt. Es können unbegrenzt viele Assistenten aufgeschaltet werden. Ein zusätzlicher Kostenpunkt kann entstehen, wenn eine weitere Rufnummer benötigt wird.

Die passende Lösung hängt deshalb stark vom geplanten Einsatz ab. Ein Maklerbüro mit bestehender onOffice-Struktur kann von einer fertigen Integration profitieren. Für ein Unternehmen mit vielen gleichzeitigen Anrufen können unbegrenzte parallele Gespräche besonders interessant sein. Wenn ausgehende Gespräche geplant sind, muss geprüft werden, ob Outbound-Telefonie im gewünschten Tarif enthalten ist.

Fazit: Erst den Anwendungsfall, dann den Anbieter auswählen

Bei der Auswahl eines Anbieters für KI-Telefonie sollten Immobilienmakler nicht mit dem Preis beginnen. Zuerst muss klar sein, welche Rolle der KI-Telefonassistent übernehmen soll: Empfang, Weiterleitung, Terminvereinbarung oder Nachfassen von Leads.

Danach sollten Sprachqualität, Stimmen, Sprachen, Inbound- und Outbound-Telefonie, Latenz, CRM- und Kalenderintegration sowie Datenschutz geprüft werden. Erst im nächsten Schritt lohnt sich der Vergleich von Minutenpaketen, parallelen Anrufen, Rollen und möglichen Zusatzkosten.

Der KI Telefonagent punktet im Vergleich vor allem mit der fertigen onOffice-Integration und dem Zugriff auf den onOffice-Terminkalender. Placetel überzeugt unter anderem bei der Latenz und den unbegrenzt parallelen Anrufen. Fonio bietet verschiedene Integrations- und Kalenderoptionen, wobei Outbound-Telefonie und parallele Gespräche vom gewählten Tarif abhängen.

Die beste Lösung ist daher nicht automatisch der günstigste Anbieter. Entscheidend ist, welche Funktionen im konkreten Prozess benötigt werden und wie gut sich die KI-Telefonie in das bestehende Prozessmanagement einfügt.

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Video: Drei Anbieter für KI-Telefonie im Detail